Automatiza tareas de marketing con Zapier: 3 flujos para empezar

¿Publicas manualmente los nuevos artículos del blog en tus redes?
¿Tienes que pasar a mano los leads de un formulario a una hoja de cálculo o a tu CRM?
¿Te olvidas de dar seguimiento a las personas que se apuntan a tu newsletter?

Si te ves reflejado en alguna de estas situaciones, necesitas automatizar tareas de marketing, y Zapier puede ser tu mejor aliado.

En este tutorial te contamos:

• Qué es Zapier y cómo funciona.
• Por qué es una herramienta clave para ahorrar tiempo y reducir errores.
• 3 automatizaciones reales para empezar hoy mismo a optimizar tu marketing.

¿Qué es Zapier?

Zapier es una herramienta de automatización no-code que conecta miles de aplicaciones entre sí.
Funciona mediante “Zaps”, que son flujos de trabajo que se activan automáticamente cuando ocurre un evento.

📌 Ejemplo:
Cuando alguien rellena un formulario en tu web → se crea un contacto en tu CRM + se le envía un email de bienvenida.

¿Por qué usar Zapier para marketing digital?

Automatizar tareas de marketing con Zapier te permite:

• Ahorrar horas de trabajo repetitivo.
• Evitar errores humanos.
• Acelerar los tiempos de respuesta.
• Escalar procesos sin necesidad de código.
• Integrar herramientas que no se conectan entre sí de forma nativa.

Además, su interfaz es muy intuitiva y visual: cualquiera puede crear flujos sin conocimientos técnicos.

🔁 3 automatizaciones reales para empezar a automatizar tu marketing con Zapier

1. Publicar automáticamente en redes cada nuevo artículo del blog

Objetivo: Automatizar la difusión de contenido nuevo para aumentar el tráfico y mantener activas tus redes sociales.

Flujo:

• Trigger (evento que activa el flujo): Nuevo post en WordPress o RSS feed.
• Acción: Publicar en LinkedIn / Facebook / X (antes Twitter) / Instagram.

Ejemplo real:

Cada vez que publicamos un post en el blog de IrudiLab, se lanza un Zap que lo publica automáticamente en LinkedIn con el título, enlace y una imagen destacada.

Herramientas necesarias:

• WordPress / Blogger / Webflow + Zapier
• LinkedIn / Buffer / Facebook Pages

Consejo extra:
Puedes personalizar el mensaje para cada red social si usas una herramienta intermedia como Buffer o SocialBee.

2. Enviar automáticamente los leads de tu web a Google Sheets y avisar por email

Objetivo: Centralizar los contactos entrantes y responder rápido sin revisar formularios a mano.

Flujo:

• Trigger: Nuevo envío de formulario (ej. Typeform, Gravity Forms, Elementor…).
• Acciones:
  • Añadir una nueva fila a una hoja de cálculo de Google Sheets.
  • Enviar una notificación por Gmail o Slack a tu equipo.

Ejemplo real:

Un usuario rellena el formulario de contacto en la web. Automáticamente:

1. Se guarda su información en un Google Sheet compartido.
2. Llega un aviso al equipo comercial por correo.

Herramientas necesarias:

• Typeform / Elementor Forms / Contact Form 7
• Google Sheets
• Gmail / Slack

Consejo extra:
Puedes añadir una tercera acción: enviarle un email de confirmación al lead con un mensaje personalizado.

3. Agregar nuevos suscriptores a tu lista de email y enviarles una secuencia de bienvenida

Objetivo: Automatizar el onboarding de nuevos leads sin perder tiempo ni olvidos.

Flujo:

• Trigger: Nueva suscripción desde un formulario (en web o redes).
• Acciones:
  • Añadir al contacto a tu lista en Mailchimp, ActiveCampaign o Brevo.
  • Lanzar una automatización de emails.

Ejemplo real:

Alguien se apunta a tu newsletter. El contacto se añade a Mailchimp y automáticamente recibe:

• Email 1: Bienvenida y presentación.
• Email 2 (3 días después): Guía gratuita descargable.
• Email 3 (una semana después): Curso recomendado.

Herramientas necesarias:

• Formularios (Elementor, Typeform, etc.)
• Mailchimp / ActiveCampaign / Brevo

Consejo extra:
Usa etiquetas o campos personalizados para segmentar a los suscriptores desde el principio.

🛠️ ¿Cómo crear tu primer Zap paso a paso?

1. Crea tu cuenta gratuita en Zapier.com.
2. Haz clic en “Create Zap”.
3. Elige una app y un trigger (ej. “Nuevo envío de Typeform”).
4. Añade la acción que quieres que ocurra (ej. “Enviar email”).
5. Conéctalo con tu cuenta de Google / Mailchimp / lo que necesites.
6. Personaliza los campos del mensaje o el contenido.
7. Activa el Zap y haz una prueba.

¡Listo! A partir de ahora, cada vez que ocurra ese evento, tu flujo se ejecutará solo.

🎯 Consejos para automatizar marketing con Zapier de forma efectiva

• Empieza por automatizaciones simples. No intentes crear flujos complejos al principio.
• Documenta lo que automatizas. Así sabrás qué tienes activo y podrás modificarlo si cambian tus procesos.
• Haz pruebas antes de activar. Usa el modo “Test” que ofrece Zapier para asegurarte de que todo funciona bien.
• Agrupa tareas similares. Por ejemplo: gestión de leads, publicaciones en redes, seguimiento de clientes, etc.
• Conecta con otras herramientas. Zapier se lleva bien con más de 6000 apps: Notion, Airtable, Stripe, Calendly…

🚀 ¿Quieres aprender más sobre automatización?

En IrudiLab trabajamos con profesionales y empresas que quieren optimizar su tiempo y escalar su marketing de forma inteligente.
Te enseñamos a usar herramientas como Zapier, Make o ChatGPT en nuestras formaciones a medida para empresas o en el programa de mentoría digital.

Empezar a automatizar tareas de marketing con Zapier no solo es sencillo: es una decisión inteligente.
Con unos pocos clics puedes ahorrar horas cada semana, evitar errores humanos y ofrecer una experiencia más fluida a tus usuarios.

Implementa uno de estos 3 flujos, ajústalo a tu negocio y siente la diferencia desde el primer día.