Productividad Libre de Estrés

Acabo de leer rápidamente un mini-curso de VirtualAssistance, al que debí apuntarme en algún momento de mi vida y borré al instante de mi mente. Imagino, que la necesidad de optimizar mi tiempo (¡cómo me gusta esta frase!) y quitarme de encima parte del estrés diario, fue lo que me impulsó a apuntarme a este mini-curso. Y ahora, os doy unas pinceladas de los consejos primordiales, por si alguno siente curiosidad. Yo no sé si seré capaz de llevarlos a cabo, pero en fin, aquí están. Qué los aprovechéis!

1.  Regrese a lo básico: ¡Genere un listado de tareas! Comience escribiendo absolutamente todo en su listado (al menos, para comenzar con esta nueva etapa de organización). Incluya los proyectos más importantes, las tareas más insignificantes, inclusive ideas, pensamientos o proyectos que en algún momento quisiera encarar. ¡Aunque le parezca muy básico, le aseguro que este pequeño ejercicio no sólo lo ayudará a tener presente las cosas que necesita hacer, sino que también colaborará con la liberación de estrés!

2.  Implemente un «Sistema de Listados». A partir del primer listado maestro o inicial, le sugiero implemente un pequeño sistema, volcando lo anotado en varias listas diferentes. El sistema podría incluir las siguientes listas:

  • Proyectos (aquí escribe únicamente el nombre del proyecto sea laboral o personal, por ejemplo «Vacaciones de invierno»)    *
  • Acciones inmediatas o próximos pasos de cada proyecto (aquí van las próximas acciones concretas de cada proyecto)
  • Tareas o temas delegados
  • Otras (incluyendo cosas que «Tal vez haría»)

3.  Despeje su escritorio. (éste me encanta! Yo necesito realmente despejar mi escritorio para liberar estrésssss)

4.  Agende todo. Evite interrupciones. Olvide el «multi-tasking». ¡El multi-tasking»  (hacer muchas cosas a la vez) no es productivo! Esto dispersa su atención y, generalmente, no le permite obtener los resultados esperados. Concéntrese únicamente en el tema en cuestión. Olvídese del resto, simplemente «esté presente» en el trabajo o la tarea que está realizando en ese preciso momento.

5.  Gerencie su tiempo. Gerenciar bien su tiempo es tan importante como saber exactamente a qué le dedica su tiempo. Dedicar su tiempo y esfuerzo a cosas que no sólo hace bien sino que además le gustan, definitivamente lo convierten en una persona productiva y libre de estrés! (bonita frase!! Cuántas tareas hemos de realizar que no nos gustan nada de nada???)

6.  Sistematice. El consejo de sistematizar o automatizar ciertas cosas no necesita ser una metodología compleja ni sofisticada. Simplemente, formalice ciertos procesos. Muchas cosas pueden sistematizarse. Simplemente, documente y analice esos procesos o actividades recurrentes y genere un sistema o recurra a alguna herramienta informática según el caso.

7.  Delegue. Si usted ya gerencia su tiempo de manera efectiva, si se mantiene organizado, si puede tranquilamente decir NO a ciertas solicitudes pero aún no le alcanzan las horas del día, debe pensar seriamente en delegar o tercerizar ciertas tareas para liberar tiempo.  Usted necesita tiempo para su familia, para su hobby e inclusive para pensar. Si no dedica tiempo a pensar, su productividad se reduce y su creatividad tiende a cero.

Por supuesto, en este punto venía la promoción de VirtualAssistance, “si usted hace todo esto y no llega, delegue en nosotros”.

En cualquier caso, es curioso, que muchas veces pasamos por alto ciertas pautas de trabajo que nos harían la vida más fácil.

Espero ansiosa vuestros comentarios, porque no dudo en ningún momento que TODOS tenéis mucho que decir al respecto.

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  • admin | 13 abril, 2010 a las 4:58 pm | Responder

    jajaja, ahí te he visto Idoia, metiendo el dedo en la llaga. A mí también me encantó lo de «delegar» jejeje. Un besote!

  • Idoia | 13 abril, 2010 a las 8:08 am | Responder

    La teoría es fantástica, pero la práctica no es lo mismo. Los pasos 1, 2, 3 y 6 son fáciles de seguir. Yo siempre trabajo con un cuaderno en el que lo apunto todo, hasta los dibujitos tontos que hacemos mientras hablamos por teléfono. Yo añadiría algo: en esas listas, cuando algo está terminado, lo señalo siempre en verde. Ver líneas verdes fosforito a lo largo del cuaderno me relaja (un poco).

    Pero lo que no es posible, al menos en mi trabajo, es abandonar la multitarea. Intento ponerme a hacer algo productivo, constructivo y que, además, me gusta, pero siempre llega alguien con algo feo y urgentísimo; y ese alguien llega a la vez que otra urgencia igual de fea. Eso me obliga a aparcar lo que tengo entre manos, a pararme a pensar para cambiar de tarea dentro de mi cabecita, o a hacer dos o tres cosas al mismo tiempo. Me altera el humor y me frustra, sobre todo durante ciertos días del mes, y después más sensación de pérdida de tiempo retomando aquello que tan a gusto me encontraba haciendo y para lo que me sentía la mar de inspirada (y la inspiración no se recupera así como así). De esta manera, imposible seguir una pauta, gestionar mi tiempo o respetar la agenda. Trabajos para los que tenía prevista una duración, siempre se prolongan más de lo debido…

    Por último, delegar… preciosa palabra, pero una utopía. No siempre los demás hacen las cosas como nosotros las hacemos (y eso si no trabajamos solos, claro) y con frecuencia tengo que pararme a corregir, enseñar o explicar, así que… hay cosas que, pese a todo, prefiero hacer yo porque sigo ahorrando tiempo, esfuerzo y mala leche.

  • admin | 10 abril, 2010 a las 9:30 am | Responder

    Ahhh, ok, bien traducido TRAA y bien sencillo. Gracias jemarba!

  • admin | 9 abril, 2010 a las 7:04 pm | Responder

    Será cuestión de ponerse al día del método TRAA, aunque realemente, todo lo que aquí escribo no es ninguna novedad, más bien un parar un momento, tomar aire y recomponer nuestra metodología de trabajo. Tomo nota jemarba e investigo! 😉 Gracias por tu aportación!!

    • jemarba | 9 abril, 2010 a las 8:50 pm | Responder

      El método TRAA comprende simplemente 4 acciones. La primera es Tirar lo inservible, la Segunda consiste en Remitir lo que es responsabilidad de otros, la tercera supone Archivar lo que se debe consultar más adelante y finalmente la cuarta contempla Actuar sobre lo que lo requiere.

  • jemarba | 9 abril, 2010 a las 6:32 pm | Responder

    Para los documentos que nos llegan, tanto en papel como electrónicos, se debe utilizar el método TRAA ya explicado en ‘El Directivo Eficaz’, hace ya bastante tiempo.

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